Jak zgodnie z RODO przetwarzać dane z wizytówek
Wizytówka a RODO – co powinniśmy wiedzieć? Postaramy się w skrócie przedstawić najważniejsze kwestie. Podkreślamy jednak, że jest to nasza interpretacja przepisów. Prosimy nie traktować artykułu jako porady prawnej.
Wizytówki prywatne już zanikają jednak służbowe cały czas towarzyszą nam w życiu codziennym. Ich podstawowym celem jest ułatwienie zapamiętania danych osoby, z którą rozmawiamy. Kiedy ktoś się nam przedstawia trudno od razu to zapamiętać. A dodatkowo od razu mamy dane, które ułatwią nawiązanie kontaktu biznesowego. Dlatego obowiązkowo swoje wizytówki musi mieć każdy przedsiębiorca. Posiada je również wielu pracowników, szczególnie z działu handlowego.
Kogo obowiązuje RODO?
Przepisy te dotyczą każdego kto przetwarza dane osobowe w celach związanych z prowadzoną działalnością (niekoniecznie gospodarczą!). Chodzi nie tylko o duże przedsiębiorstwa, ale również m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz freelancerów. RODO nie obowiązuje, jeśli przetwarzamy dane w celach prywatnych.
Czy każda wizytówka zawiera dane osobowe?
Nie. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Jeśli wizytówka zawiera tylko nazwę spółki, jej adres i opis profilu lub tylko imię i nazwisko osoby bez danych szczegółowych (nazwa firmy, mail czy numer telefonu) nie są to dane osobowe. Nie można na ich podstawie zidentyfikować konkretnej osoby. W pozostałych przypadkach z chwilą przetwarzania danych z wizytówki (katalogowanie danych lub nawiązanie kontaktu) stajemy się administratorem danych osobowych.
Czy otrzymując wizytówkę musimy prosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Nie musimy. Samo wręczenie wizytówki w celu kontaktu w omawianej sprawie może być rozumiane jako zgoda na przetwarzanie danych.
Czy możemy przesyłać informacje marketingowe do osoby, która dała nam swoją wizytówkę?
Nie możemy tego zrobić bez uzyskania od niej zgody na przekazanie takich informacji. Dane osobowe z wizytówek możemy przetwarzać tylko w ramach celu uzgodnionego z właścicielem danych, np. do kontaktu w sprawie nawiązania współpracy.
Obowiązek informacyjny
Jak już wspomnieliśmy otrzymując od kogoś dane osobowe stajemy się ich administratorem. A każdy administrator danych osobowych musi spełnić obowiązek informacyjny.
Wizytówka a RODO – podsumowanie
Podsumowując, RODO nie blokuje swobodnej wymiany danych osobowych. Określa warunki związane z ich przetwarzaniem.